Inviti e conferme: come richiedere agli invitati di confermare la loro presenza

Hai organizzato una festa e non sai come richiedere agli invitati di confermare la presenza in modo semplice e comodo? Sei nel posto giusto! Scopri i migliori consigli su come ricevere conferme dagli invitati e il tema ”inviti e conferme” non ti preoccuperà più!

Dopo aver definito location, tema, data e orario, realizzato o acquistato biglietti d’invito, non rimane che affrontare l’argomento più temuto per chi organizza feste: come avere la conferma di partecipazione degli invitati? Niente paura! Continua a leggere e scopri come fare.

Inviti e conferme: ecco come organizzarsi al meglio

Una festa non può essere definita tale se non accompagnata da inviti. Lo scopo è quello di imprimere nella mente degli invitati luogo, ora e data dell’evento.

Innanzitutto, ricorda di stilare una lista ufficiale degli invitati e spuntare i nomi man mano che arrivano le conferme. Questo ti risulterà utile per definire un budget, organizzare i tavoli e molto altro!

Se si tratta di una festa a tema non dimenticare di riprendere sugli inviti elementi caratteristici, se invece si tratta di un evento-in, il tuo invito formale festa deve fornire consigli su possibili dress code!

In molti ci chiedono sugli inviti laura cosa scrivere, o inviti 18 anni cosa scrivere: per riepilogare come scrivere un invito ad una festa, ti consigliamo di non perderti il nostro articolo dedicato a cosa scrivere su un invito ad un evento.

Per organizzare un evento è bene sapere in anticipo quante persone parteciperanno: non dimenticare di scrivere nell’invito se saranno presenti o no! 

Quando mandare gli inviti per avere conferme

Non esiste una regola su quanto tempo prima mandare un invito, ma è bene che tu sappia che spesso gli invitati declinano gli inviti se ricevuti last-minute! È bene organizzarsi anticipatamente, per organizzare gli impegni e fare il possibile per partecipare al tuo evento!

Ricordati però di non mandarli neanche troppo presto, altrimenti qualcuno se ne dimenticherà!

Se hai deciso di affittare un locale, di preparare un buffet o di distribuire piccoli gadget, è bene scrivere sugli inviti la data entro cui dare conferma, in modo da poterti organizzare in tempo e non deludere nessuno, comunicando alla location il numero esatto dei partecipanti.

Ad esempio, gli inviti matrimonio quanto tempo prima devono essere mandati? Noi, ti suggeriamo almeno qualche mese prima della data, visto che i preparativi da fare sono molti.

Come fare per ricevere conferme dagli invitati

Dopo aver creato il tuo invito originale, ecco 3 cose che devi assolutamente ricordare su come si scrive un invito:
– non mandare l’invito all’ultimo secondo o troppo presto
– specificare con chiarezza data, ora e luogo dell’evento
– dimostrarti disponibile e reperibile

In fondo all’invito scrivi una frase in cui chiedi conferma della presenza e accanto metti alcuni tuoi contatti, così per gli invitati sarà più semplice confermare un invito.

Gli invitati decidono di non confermare un invito: ecco cosa fare

Uno degli aspetti più complicati per chi organizza una festa riguarda la mancata conferma all’evento. Spesso, infatti, capita che la data dell’evento si avvicina ma molti invitati mancano ancora di confermare l’invito. Cosa fare? Non entrare nel panico!

Ecco alcuni consigli per sollecitare gli invitati senza essere invasivi.

Se non dovessi ricevere conferma, nonostante la frase negli inviti, dovrai
ricorrere a un metodo più diretto: mandare un messaggio o una mail. Per essere più scrupolosi utilizza la messaggistica istantanea (per esempio Whatsapp o Messanger) in modo da verificare facilmente se il destinatario ha ricevuto o letto il tuo messaggio.

Per avere conferme: inviti a voce o inviti scritti?

Spesso ci si chiede se per ricevere conferma sia meglio un invito a voce o un invito scritto. Tutto dipende dalla tipologia di festa, che può essere informale o formale.

Se si tratta del primo caso, un esempio invito informale ad un evento può essere quello di affidarsi ad un invito a voce poiché i partecipanti saranno gli amici più intimi o i parenti, ma ti consigliamo di affiancarlo ad un invito scritto, anche su Whatsapp (per sapere come fare un invito in questo caso, leggi pure il nostro articolo su Biglietti d’invito per bambini su Whatsapp: cosa scrivere)!

Al contrario, se si tratta di inviti formali ed eventi, o un invito ad una festa di compleanno per il tuo bambino o un evento con molti partecipanti, il più indicato risulta essere l’invito scritto in modo da poter controllare le risposte ricevute.

Inviti a voce: vantaggi e rischi

Con l’invito a voce hai il vantaggio di poter comprendere se gli invitati abbiano effettivamente compreso data, ora e luogo. Ma attenta, potrai incorrere in una serie di rischi, perché gli invitati potranno dimenticarsene!
Ricorda di appuntarti un’eventuale conferma o disdetta all’evento.

Qualche giorno prima dell’evento è bene ricordare agli invitati data, ora e luogo, affinché la conferma sia accertata. Puoi farlo con una chiamata, con un messaggio o con una mail.

Inviti scritti: qual è il migliore

Solitamente chi riceve un invito scritto è più propenso a confermare la sua presenza o ad avvisare circa la sua assenza. Oggi esistono molti modi per invitare le persone, ma ricordati di inserire il tuo contatto telefonico o social così sarà più facile ricevere conferme.
Scegli la modalità più adatta in base alle tue esigenze:

• invito via Whatsapp: se vuoi una risposta immediata. Abbiamo scritto un articolo su cosa scrivere e quando inviare gli inviti su Whatsapp, ti basterà cliccare qui.
• Social Network: ad esempio su Facebook è possibile creare un evento e gli invitati potranno sin da subito confermare o meno la loro presenza.
• via Mail se si tratta di un invito informale: specifica l’oggetto e verifica se l’indirizzo email dei destinatari è corretta.
• modalità cartacea: puoi consegnare di persona inviti homemade (qui trovi consigli utili) oppure acquistati su Amazon.

Inviti e conferme: cosa fare dopo?

Dopo aver ricevuto un feedback da parte degli invitati non dimenticare di ringraziarli! A coloro che avranno declinato l’invito basterà rispondere ‘’Grazie lo stesso, sarà per la prossima’’, mentre a coloro che avranno confermato la loro presenza ricorda data, ora e luogo, dandogli consigli su dress-code o ciò che l’evento proporrà.

Inviti e conferme: cosa fare per ricordare la partecipazione ad un evento

Se hai scelto un invito via Facebook non preoccuparti! La piattaforma attiverà un promemoria per ogni invitato e sarà impossibile dimenticarsi dell’evento!

Al contrario, se hai scelto altre modalità, è bene mandare un messaggio ricordando che a breve ci sarà l’evento, ad esempio ‘’Ciao Luca! Ci vediamo domani alla festa!’’.

Se l’evento da te organizzato è un matrimonio, allora dà un’occhiata a questo sito selezionato da noi proprio per te, clicca qui, anche per capire qualcosa sugli inviti matrimonio e quanto tempo prima inviarli.